قواعد التسجيل والإجراءات العملية المعتمدة لإنجازه وملف الطالب:
1 - بعد قيام وحدة القبول والتسجيل بإعلان أسماء الناجحين في امتحان تحديد المستوى، وإعلان أسماء الطلبة الناجحين في برنامج الإعداد والتأهيل، يتوجه الطلبة الناجحون إلى وحدة القبول والتسجيل لمباشرة إجراءات التسجيل، وعليهم لإتمام هذا الغرض القيام بالخطوات التالية:
يقوم الطالب بمراجعة الخطة الدراسية المعتمدة في الفصل بما تطرحه من مساقات وساعات معتمدة، ومراجعة البرنامج الدراسي، وذلك ليتسنى له إعداد برنامجه الأسبوعي الذي يحدد بموجبه المساقات المختارة بشكل يخلو من التعارض، و يمكنه من حضور جميع ساعات المساقات الأسبوعية دون تضارب.
بعد اعتماد الاستمارات الإرشادية من قبل مدير شؤون الطلبة والقبول أصولا، يتم تسليم الطالب نسخة عنها مع إشعار التسجيل والبطاقة الجامعية.
يقوم الطالب أخيرا بتسليم الاستمارة الإرشادية، بعد اعتمادها من رئيس وحدة القبول والتسجيل، إلى موظف التسجيل الذي يضعها بدوره في ملف الطالب إلى جانب نتائج امتحاناته، ويدخل بيانات هذه الاستمارة في الصفحة المخصصة للطالب في برنامج الحاسب الآلي، والتي فيها بالتالي بياناته الشخصية ونتائج امتحاناته.
يتوجه الطالب بعد اعتماد مرشده الأكاديمي لاستمارة الإرشاد إلى رئيس وحدة القبول والتسجيل لاعتمادها، ويتأكد من موافقة المساقات المختارة للتخصص الذي اختاره الطالب، ومن العبء الدراسي المسموح به، والمتطلبات السابقة.
يتوجه الطالب بعد ذلك إلى مرشده الأكاديمي ليعرض عليه الاستمارة الإرشادية التي حدد بموجبها برنامجه الأسبوعي و مساقاته الدراسية التي اختارها، حيث يقوم المرشد بتدقيقها، والتأكد من موافقتها للأنظمة، وعدم وجود تعارض في مواعيد المحاضرات الخاصة بها، وأنها تتفق مع قدرات الطالب وفق البيانات الخاصة به والمحالة على المرشد من قبل إدارة شؤون الطلبة والقبول، ثم يعتمد الاستمارة ويوقع عليها، وعلى المرشد لزاما بحكم العلاقة التي ينميها مع طلابه في مجال الإرشاد، أن يشرح للطالب هنا تفاصيل الخطة الدراسية وأنظمتها، ويجيب على استفساراته.
استلام الاستمارة الإرشادية التي تبين بشكل واضح، القسم الأكاديمي، والمساقات المطروحة في الفصل، والساعات المعتمدة لكل مساق، والمتطلبات السابقة، والحد الأقصى للعبء الدراسي والأدنى والحد الاستثنائي وشروطه، بحيث تحدد هذه الاستمارة خانات تمكن الطالب من اختيار المساقات التي يرغب بدراستها، وتقوم وحدة القبول، إضافة لاستمارة الإرشاد، بتسليم الطالب نسخة من البرنامج الدراسي المعتمد في الفصل.
2 - تنسحب إجراءات التسجيل المبينة أعلاه على باقي الفصول وفي جميع مستويات الدراسة، بحيث يتم تحقق المرشد الأكاديمي ورئيس وحدة القبول والتسجيل، من اختيارات الطالب لمساقاته وللعبء الدراسي، بناء على نتائج اختباراته في الفصول الدراسية السابقة.
3 - في حال تعديل البرنامج الدراسي أو إلغاء أو دمج بعض الشعب، بعد اعتماد الاستمارات الإرشادية الخاصة باختيارات الطلبة لمساقاتهم الدراسية، فإنه يتعين على الطالب العودة إلى مرشده لتصحيح التعارض أو تلافي النقص في مساقاته المختارة.
4 - توافي إدارة شؤون الطلبة والقبول مجلس الكلية، بأسماء الطلبة المسجلين في برنامج البكالوريوس موزعين على المساقات الدراسية والشعب في موعد أقصاه نهاية الأسبوع الأول من الشهر التاسع للفصل الدراسي الأول، ونهاية الأسبوع الثاني من الشهر الأول للفصل الدراسي الثاني، حتى يتسنى للمجلس القيام بالإجراءات اللازمة لبدء الدراسة.
5 - يتعين على الطلبة المقبولين الجدد وكذلك القدامى، أن يتقدموا لإتمام إجراءات التسجيل في الفصل الدراسي في الموعد الذي تحدده إدارة شؤون الطلبة والقبول، بحيث يكون الطلبة المتأخرون عرضة لفقدان حقهم بالالتحاق بهذا الفصل ما لم يكن ثمة عذر مقبول يوافق عليه مجلس الكلية.
6 - عندما يستوفي الطالب شروط القبول في الكلية، فإن وحدة القبول والتسجيل تنشىء له ملفا تعطيه رقما، وتحفظ في هذا الملف جميع الوثائق المطلوبة الخاصة بالطالب، وتمده بصورة مستمرة بالوثائق ذات الصلة بتطور دراسة الطالب ونتائج اختباراته، كما تحفظ فيه جميع الخطابات والتنويهات والإنذارات الخاصة به، وتنشىء له صفحة في برنامج الحاسب الآلي تدون فيها بياناته الشخصية ونتائج اختباراته بتواريخها واختياراته خلال تاريخ دراسته في الكلية.
